Rabu, 10 Oktober 2012

DIAGNOSIS KOMUNIKASI ORGANISASI


DIAGNOSIS KOMUNIKASI ORGANISASI
Mendiagnosis organisasi dengan memandang organisasi sebagai suatu sistem terbuka dapat dipandang melalui 3 tingkatan, yaitu:
1.      Organisasi secara keseluruhan adalah cara memandang organisasi secara keseluruhan, termasuk bentuk perusahaan, struktur, mekanisme, sumber-sumber  yang digunakan organisasi.
2.      Kelompok kerja (unit, bagian) adalah kelompok-kelompok kerja  yang ada pada organisasi.
3.      Individu adalah pribadi-pribadi dalam organisasi, termasuk di sini adalah kewajiban individu dalam organisasi.
Pada proses diagnosis organisasi yang perlu dilakukan adalah memperhatikan hal-hal yang terjadi pada tiap tingkat:
a)      Tingkat organisasi (secara keseluruhan) – pada tingkat ini dapat dilihat bentuk perusahaan dan bentuk-bentuk hubungan dalam pengalokasian sumber-sumber yang dimiliki.
b)      Tingkat kelompok kerja (departemen) – pada tingkat ini dapat diperhatikan bentuk-bentuk kelompok kerja dan hubungan yang terjadi antar anggota kelompok.
c)      Tingkat individu - pada tingkat ini yang diperhatikan adalah bagaimana deskripsi suatu jabatan kerja disusun sehingga individu dapat berkarya secara maksimal.

MODEL DIAGNOSA ORGANISASI (6 Kotak Weisbord)

Usaha perubahan dalam setiap organisasi akan selalu dilakukan sepanjang usia organisasi tersebut. Dalam setiap organisasi, seseorang manajer atau pimpinan organisasi mempunyai masalah yang bisa dipecahkan melalui suatu pengembangan organisasi.

Ada kalanya masalahnya agak kabur tetapi dapat dirasakan bahwa masalah tersebut timbul. Perasaan telah timbul suatu masalah di dalam organisasi tetapi sulit mendeteksi dimana letak dan wujud masalahnya merupakan hal yang seringkali terjadi di organisasi. Pada suatu diagnosis yang tepat diperlukan cara berpikir yang rasional dan obyektif, bahkan sedapat mungkin bebas dari keterikatan emosional.

Oleh karena itu setelah mengumpulkan informasi yang relevan dengan situasi yang dianggap berada pada kondisi ketidakseimbangan, data yang telah terkumpul dianalisis, apabila dilakukan dengan tepat, akan menghasilkan identifikasi wilayah permasalahan dan menemukan hubungan permasalahan dan menemukan kausal yang bersifat kritis. 

Ciri-ciri utama Diangnosa adalah sebagai berikut :

  1. Kesederhanaan: Informasi yang digali tidak rumit, dipresentasikan oleh konsultan kepada klien dengan cara yang mudah dicerna oleh klien.
  2. Kejelasan: konsultan harus mampu memilih dan menggunakan instrumen tolak ukur tentang apa yang terjadi dalam organisasi yang menyebabkan lahirnya ketidakseimbangan.
  3. Keterlibatan: multi stakeholders mutlak perlu dilakukan Identifikasi faktor-faktor utama, gunakan kumpulan variabel utama tanpa distorsi atau rekayasa
  4. Menyoroti faktor-faktor kritikal: critical factors analysis, tak terjebak pada faktor periferal Penumbuhan rasa urgensi, menghasilkan kesadaran perubahan memang penting dan perlu didukung oleh setiap pihak, untuk menghadapi berbagai tantangan organisasi.
Dalam model Weisbord, suatu organisasi itu digambarkan mempunyai 6 kotak yang bertujuan, yaitu : struktur, penghargaan, mekanisme tata kerja, tata hubungan, dan kepemimpinan.

Menurut Weisbord, setiap kotak tersebut harus dilakukan diagnosa baik yang meliputi sistem formal maupun informalnya. Suatu aspek penting dari setiap diagnosa organisasi adalah menemukan kesenjangan antara dimensi formal dari suatu organisasi propertis informalnya. Dimensi formal misalnya, bagan organisasi-kotak struktur, dan propertis informal misalnya, bagaimana otoritas yang sesungguhnya dijalankan.

Weisbord memberikan pertanyaan-pertanyaan kunci untuk mendiagnosa tiap kotak dari 6 kotak tersebut. Pertanyaan-pertanyaannya dirancang olehnya agar proses diagnosa mencapai sasarannya. Kalau dalam proses diagnosa tidak berhasil menjaring informal yang diperlukan maka berarti usaha perubahan, perbaikan, pengembangan, dan pembinaan organisasi akan mengalami kegagalan. Oleh karena itulah Weisbord merancang pertanyaan-pertanyaan tersebut dengan tujuan akan mencapai keberhasilan yang maksimal.

Adapun penjelasan 6 kotak sebagai berikut :
            1.        Tujuan
Untuk mendiagnosa kotak Tujuan dua hal yang dianggap sangat penting, yakni (1) kejelasan tentang tujuan organisasi itu sendiri. Dalam hal ini yang dianggap penting adalah sampai dimana para anggota organisasi atau karyawan memahami secara jelas dan benar akan misi dan tujuan organisasinya.(2) persetujuan dengan tujuan tersebut.

Dalam hal ini, dukungan dari para anggota atau karyawan untuk bertekad mencapai tujuan organisasi sangat diutamakan. Pertanyaan-pertanyaan yang dirancang oleh Weisbord tentang kotak tujuan ini berkisar pada dua hal yang utama di atas.

2.      Struktur
Untuk mendiagnosa kotak Struktur, pertanyaan yang utama ialah menemukan jawaban tentang apakah ada keselarasan antara tujuan yang telah ditetapkan dengan kerangka struktur internal yang dibangun. Dengan kata lain, apakah struktur internal yang telah dibangun tersebut benar-benar melayani tujuan organisasi. Jika struktur organisasi tidak sesuai dengan tujuannya, ini berarti antara struktur dan tujuan tidak selaras. Dengan demikian pusat perhatian diagnosa kotak struktur pada keselarasan keduannya.


            3.    Tata Hubungan
Tiga hal yang dianggap penting untuk mendiagnosa kotak Tata Hubungan, antara lain : (1) Tata hubungan antara individu dalam organisasi, (2) Tata hubungan antara unit-unit organisasi yang berbeda tugas kegiatannya, (3) Tata hubungan antara orang-orang dengan sifat dan keharusan yang diminta oleh pekerjaannya. Dalam tata hubungan ini juga menekankan untuk mendiagnosa seberapa jauh saling ketergantungan (interdepedency), kualitas tata hubungannya, dan arus konflik dalam organisasi tersebut.

4.      Penghargaan
Pijaran diagnosa untuk kotak Penghargaan (rewards), untuk memberikan perhatian kepada persamaan dan perbedaan antara apa yang sebenarnya dirasakan oleh karyawannya. Dalam hal ini, apakah sistem penghargaan tentang kompensasi, gaji, sistem insentif, dan bentuk penghargaan lainnya yang telah diberikan oleh organisasi dirasakan oleh karyawannya sebagai penghargaan atau hukuman.

             5.    Kepemimpinan
Untuk kotak kepemimpinan di letakkan di tengah-tengah layar oleh Weisbord. Karena tugas utama seorang pimpinan itu melihat pijaran di antara kotak-kotak lainnya di dalam model tersebut. Selain itu seorang pimpinan itu harus mampu menjaga keseimbangan di antara kotak-kotak tersebut. Proses diagnosanya diarahkan kepada seberapa jauh seorang pemimpin itu (1) merumuskan tujuan organisasinya, (2) mengejawantahkan tujuan tersebut, dalam program-programnya, (3) mempertahankan integritas organisasinya, (4) memelihara peraturan dan apresiasinya terhadap konflik yang timbul.

6.    Mekanisme Tata Kerja (Metode Kerja)
Kotak terakhir yakni kotak Mekanisme Tata Kerja. Weisbord mengartikan mekanisme tata kerja ini sebagai suatu hal yang dapat memperekat dan mengikat organisasi untuk berbuat lebih dari sekedar koleksi individu-individu yang berbeda kebutuhannya satu sama lain.

Dengan demikian Mekanisme Tata kerja ini merupakan suatu proses yang harus ada bagi setiap organisasi untuk terus hidup. Proses perencanaan, pengendalian, penganggaran merupakan mekanisme tata kerja yang sangat membantu para karyawan organisasi untuk memperoleh dan melaksanakan tugas pekerjaan secara respektif yang sesuai dengan tujuan organisasi.

Kesimpulan : Implementasi Diagnosis Komunikasi Organisasi adalah mengevaluasi/penerapan suatu tindakan atau pelaksanaan dari sebuah rencana yang sudah disusun oleh organisasi yang bersangkutan secara matang dan terperinci untuk suatu perubahan organisasi

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar