Mendiagnosis
organisasi dengan memandang organisasi sebagai suatu sistem terbuka dapat
dipandang melalui 3 tingkatan, yaitu:
1.
Organisasi
secara keseluruhan adalah cara memandang organisasi secara keseluruhan,
termasuk bentuk perusahaan, struktur, mekanisme, sumber-sumber yang digunakan organisasi.
3.
Individu
adalah pribadi-pribadi dalam organisasi, termasuk di sini adalah kewajiban
individu dalam organisasi.
Pada proses diagnosis organisasi
yang perlu dilakukan adalah memperhatikan hal-hal yang terjadi pada tiap
tingkat:
a)
Tingkat
organisasi (secara keseluruhan) – pada tingkat ini dapat dilihat bentuk perusahaan
dan bentuk-bentuk hubungan dalam pengalokasian sumber-sumber yang dimiliki.
b)
Tingkat
kelompok kerja (departemen) – pada tingkat ini dapat diperhatikan bentuk-bentuk
kelompok kerja dan hubungan yang terjadi antar anggota kelompok.
c)
Tingkat
individu - pada tingkat ini yang diperhatikan adalah bagaimana deskripsi suatu
jabatan kerja disusun sehingga individu dapat berkarya secara maksimal.
MODEL
DIAGNOSA ORGANISASI (6 Kotak Weisbord)
Usaha
perubahan dalam setiap organisasi akan selalu dilakukan sepanjang usia
organisasi tersebut. Dalam setiap organisasi, seseorang manajer atau pimpinan
organisasi mempunyai masalah yang bisa dipecahkan melalui suatu pengembangan
organisasi.
Ada
kalanya masalahnya agak kabur tetapi dapat dirasakan bahwa masalah tersebut
timbul. Perasaan telah timbul suatu masalah di dalam organisasi tetapi sulit
mendeteksi dimana letak dan wujud masalahnya merupakan hal yang seringkali
terjadi di organisasi. Pada suatu diagnosis yang tepat diperlukan cara berpikir
yang rasional dan obyektif, bahkan sedapat mungkin bebas dari keterikatan
emosional.
Oleh
karena itu setelah mengumpulkan informasi yang relevan dengan situasi yang
dianggap berada pada kondisi ketidakseimbangan, data yang telah terkumpul
dianalisis, apabila dilakukan dengan tepat, akan menghasilkan identifikasi
wilayah permasalahan dan menemukan hubungan permasalahan dan menemukan kausal
yang bersifat kritis.
Ciri-ciri
utama Diangnosa adalah sebagai berikut :
- Kesederhanaan:
Informasi yang digali tidak rumit, dipresentasikan oleh konsultan kepada
klien dengan cara yang mudah dicerna oleh klien.
- Kejelasan:
konsultan harus mampu memilih dan menggunakan instrumen tolak ukur tentang apa yang terjadi dalam
organisasi yang menyebabkan lahirnya ketidakseimbangan.
- Keterlibatan:
multi stakeholders mutlak perlu dilakukan Identifikasi faktor-faktor
utama, gunakan kumpulan variabel utama tanpa distorsi atau rekayasa
- Menyoroti faktor-faktor kritikal: critical factors analysis, tak terjebak pada faktor periferal Penumbuhan rasa urgensi, menghasilkan kesadaran perubahan memang penting dan perlu didukung oleh setiap pihak, untuk menghadapi berbagai tantangan organisasi.
Dalam model Weisbord, suatu
organisasi itu digambarkan mempunyai 6 kotak yang bertujuan, yaitu : struktur,
penghargaan, mekanisme tata kerja, tata hubungan, dan kepemimpinan.
Menurut
Weisbord, setiap kotak tersebut harus dilakukan diagnosa baik yang meliputi
sistem formal maupun informalnya. Suatu aspek penting dari setiap diagnosa
organisasi adalah menemukan kesenjangan antara dimensi formal dari suatu
organisasi propertis informalnya. Dimensi formal misalnya, bagan
organisasi-kotak struktur, dan propertis informal misalnya, bagaimana otoritas
yang sesungguhnya dijalankan.
Weisbord
memberikan pertanyaan-pertanyaan kunci untuk mendiagnosa tiap kotak dari 6
kotak tersebut. Pertanyaan-pertanyaannya dirancang olehnya agar proses diagnosa
mencapai sasarannya. Kalau dalam proses diagnosa tidak berhasil menjaring
informal yang diperlukan maka berarti usaha perubahan, perbaikan, pengembangan,
dan pembinaan organisasi akan mengalami kegagalan. Oleh karena itulah Weisbord
merancang pertanyaan-pertanyaan tersebut dengan tujuan akan mencapai
keberhasilan yang maksimal.
Adapun penjelasan 6 kotak sebagai berikut :
1.
Tujuan
Untuk
mendiagnosa kotak Tujuan dua hal yang dianggap sangat penting, yakni (1)
kejelasan tentang tujuan organisasi itu sendiri. Dalam hal ini yang dianggap
penting adalah sampai dimana para anggota organisasi atau karyawan memahami
secara jelas dan benar akan misi dan tujuan organisasinya.(2) persetujuan
dengan tujuan tersebut.
Dalam hal
ini, dukungan dari para anggota atau karyawan untuk bertekad mencapai tujuan
organisasi sangat diutamakan. Pertanyaan-pertanyaan yang dirancang oleh
Weisbord tentang kotak tujuan ini berkisar pada dua hal yang utama di atas.
2.
Struktur
Untuk
mendiagnosa kotak Struktur, pertanyaan yang utama ialah menemukan
jawaban tentang apakah ada keselarasan antara tujuan yang telah ditetapkan
dengan kerangka struktur internal yang dibangun. Dengan kata lain, apakah
struktur internal yang telah dibangun tersebut benar-benar melayani tujuan
organisasi. Jika struktur organisasi tidak sesuai dengan tujuannya, ini berarti
antara struktur dan tujuan tidak selaras. Dengan demikian pusat perhatian
diagnosa kotak struktur pada keselarasan keduannya.
3. Tata
Hubungan
Tiga hal yang dianggap penting
untuk mendiagnosa kotak Tata Hubungan, antara lain : (1) Tata hubungan
antara individu dalam organisasi, (2) Tata hubungan antara unit-unit organisasi
yang berbeda tugas kegiatannya, (3) Tata hubungan antara orang-orang dengan
sifat dan keharusan yang diminta oleh pekerjaannya. Dalam tata hubungan ini
juga menekankan untuk mendiagnosa seberapa jauh saling ketergantungan (interdepedency),
kualitas tata hubungannya, dan arus konflik dalam organisasi tersebut.
4.
Penghargaan
Pijaran diagnosa untuk kotak
Penghargaan (rewards), untuk memberikan perhatian kepada persamaan dan
perbedaan antara apa yang sebenarnya dirasakan oleh karyawannya. Dalam hal ini,
apakah sistem penghargaan tentang kompensasi, gaji, sistem insentif, dan bentuk
penghargaan lainnya yang telah diberikan oleh organisasi dirasakan oleh
karyawannya sebagai penghargaan atau hukuman.
5. Kepemimpinan
Untuk kotak kepemimpinan di
letakkan di tengah-tengah layar oleh Weisbord. Karena tugas utama seorang
pimpinan itu melihat pijaran di antara kotak-kotak lainnya di dalam model
tersebut. Selain itu seorang pimpinan itu harus mampu menjaga keseimbangan di
antara kotak-kotak tersebut. Proses diagnosanya diarahkan kepada seberapa jauh
seorang pemimpin itu (1) merumuskan tujuan organisasinya, (2) mengejawantahkan
tujuan tersebut, dalam program-programnya, (3) mempertahankan integritas
organisasinya, (4) memelihara peraturan dan apresiasinya terhadap konflik yang
timbul.
6. Mekanisme
Tata Kerja (Metode Kerja)
Kotak terakhir yakni kotak
Mekanisme Tata Kerja. Weisbord mengartikan mekanisme tata kerja ini sebagai
suatu hal yang dapat memperekat dan mengikat organisasi untuk berbuat lebih
dari sekedar koleksi individu-individu yang berbeda kebutuhannya satu sama lain.
Dengan demikian Mekanisme Tata
kerja ini merupakan suatu proses yang harus ada bagi setiap organisasi untuk
terus hidup. Proses perencanaan, pengendalian, penganggaran merupakan mekanisme
tata kerja yang sangat membantu para karyawan organisasi untuk memperoleh dan
melaksanakan tugas pekerjaan secara respektif yang sesuai dengan tujuan
organisasi.
Kesimpulan
: Implementasi
Diagnosis Komunikasi Organisasi adalah mengevaluasi/penerapan suatu tindakan atau
pelaksanaan dari sebuah rencana yang sudah disusun oleh organisasi yang
bersangkutan secara matang dan terperinci untuk suatu perubahan organisasi