Rabu, 10 Oktober 2012

DIAGNOSIS KOMUNIKASI ORGANISASI


DIAGNOSIS KOMUNIKASI ORGANISASI
Mendiagnosis organisasi dengan memandang organisasi sebagai suatu sistem terbuka dapat dipandang melalui 3 tingkatan, yaitu:
1.      Organisasi secara keseluruhan adalah cara memandang organisasi secara keseluruhan, termasuk bentuk perusahaan, struktur, mekanisme, sumber-sumber  yang digunakan organisasi.
2.      Kelompok kerja (unit, bagian) adalah kelompok-kelompok kerja  yang ada pada organisasi.
3.      Individu adalah pribadi-pribadi dalam organisasi, termasuk di sini adalah kewajiban individu dalam organisasi.
Pada proses diagnosis organisasi yang perlu dilakukan adalah memperhatikan hal-hal yang terjadi pada tiap tingkat:
a)      Tingkat organisasi (secara keseluruhan) – pada tingkat ini dapat dilihat bentuk perusahaan dan bentuk-bentuk hubungan dalam pengalokasian sumber-sumber yang dimiliki.
b)      Tingkat kelompok kerja (departemen) – pada tingkat ini dapat diperhatikan bentuk-bentuk kelompok kerja dan hubungan yang terjadi antar anggota kelompok.
c)      Tingkat individu - pada tingkat ini yang diperhatikan adalah bagaimana deskripsi suatu jabatan kerja disusun sehingga individu dapat berkarya secara maksimal.

MODEL DIAGNOSA ORGANISASI (6 Kotak Weisbord)

Usaha perubahan dalam setiap organisasi akan selalu dilakukan sepanjang usia organisasi tersebut. Dalam setiap organisasi, seseorang manajer atau pimpinan organisasi mempunyai masalah yang bisa dipecahkan melalui suatu pengembangan organisasi.

Ada kalanya masalahnya agak kabur tetapi dapat dirasakan bahwa masalah tersebut timbul. Perasaan telah timbul suatu masalah di dalam organisasi tetapi sulit mendeteksi dimana letak dan wujud masalahnya merupakan hal yang seringkali terjadi di organisasi. Pada suatu diagnosis yang tepat diperlukan cara berpikir yang rasional dan obyektif, bahkan sedapat mungkin bebas dari keterikatan emosional.

Oleh karena itu setelah mengumpulkan informasi yang relevan dengan situasi yang dianggap berada pada kondisi ketidakseimbangan, data yang telah terkumpul dianalisis, apabila dilakukan dengan tepat, akan menghasilkan identifikasi wilayah permasalahan dan menemukan hubungan permasalahan dan menemukan kausal yang bersifat kritis. 

Ciri-ciri utama Diangnosa adalah sebagai berikut :

  1. Kesederhanaan: Informasi yang digali tidak rumit, dipresentasikan oleh konsultan kepada klien dengan cara yang mudah dicerna oleh klien.
  2. Kejelasan: konsultan harus mampu memilih dan menggunakan instrumen tolak ukur tentang apa yang terjadi dalam organisasi yang menyebabkan lahirnya ketidakseimbangan.
  3. Keterlibatan: multi stakeholders mutlak perlu dilakukan Identifikasi faktor-faktor utama, gunakan kumpulan variabel utama tanpa distorsi atau rekayasa
  4. Menyoroti faktor-faktor kritikal: critical factors analysis, tak terjebak pada faktor periferal Penumbuhan rasa urgensi, menghasilkan kesadaran perubahan memang penting dan perlu didukung oleh setiap pihak, untuk menghadapi berbagai tantangan organisasi.
Dalam model Weisbord, suatu organisasi itu digambarkan mempunyai 6 kotak yang bertujuan, yaitu : struktur, penghargaan, mekanisme tata kerja, tata hubungan, dan kepemimpinan.

Menurut Weisbord, setiap kotak tersebut harus dilakukan diagnosa baik yang meliputi sistem formal maupun informalnya. Suatu aspek penting dari setiap diagnosa organisasi adalah menemukan kesenjangan antara dimensi formal dari suatu organisasi propertis informalnya. Dimensi formal misalnya, bagan organisasi-kotak struktur, dan propertis informal misalnya, bagaimana otoritas yang sesungguhnya dijalankan.

Weisbord memberikan pertanyaan-pertanyaan kunci untuk mendiagnosa tiap kotak dari 6 kotak tersebut. Pertanyaan-pertanyaannya dirancang olehnya agar proses diagnosa mencapai sasarannya. Kalau dalam proses diagnosa tidak berhasil menjaring informal yang diperlukan maka berarti usaha perubahan, perbaikan, pengembangan, dan pembinaan organisasi akan mengalami kegagalan. Oleh karena itulah Weisbord merancang pertanyaan-pertanyaan tersebut dengan tujuan akan mencapai keberhasilan yang maksimal.

Adapun penjelasan 6 kotak sebagai berikut :
            1.        Tujuan
Untuk mendiagnosa kotak Tujuan dua hal yang dianggap sangat penting, yakni (1) kejelasan tentang tujuan organisasi itu sendiri. Dalam hal ini yang dianggap penting adalah sampai dimana para anggota organisasi atau karyawan memahami secara jelas dan benar akan misi dan tujuan organisasinya.(2) persetujuan dengan tujuan tersebut.

Dalam hal ini, dukungan dari para anggota atau karyawan untuk bertekad mencapai tujuan organisasi sangat diutamakan. Pertanyaan-pertanyaan yang dirancang oleh Weisbord tentang kotak tujuan ini berkisar pada dua hal yang utama di atas.

2.      Struktur
Untuk mendiagnosa kotak Struktur, pertanyaan yang utama ialah menemukan jawaban tentang apakah ada keselarasan antara tujuan yang telah ditetapkan dengan kerangka struktur internal yang dibangun. Dengan kata lain, apakah struktur internal yang telah dibangun tersebut benar-benar melayani tujuan organisasi. Jika struktur organisasi tidak sesuai dengan tujuannya, ini berarti antara struktur dan tujuan tidak selaras. Dengan demikian pusat perhatian diagnosa kotak struktur pada keselarasan keduannya.


            3.    Tata Hubungan
Tiga hal yang dianggap penting untuk mendiagnosa kotak Tata Hubungan, antara lain : (1) Tata hubungan antara individu dalam organisasi, (2) Tata hubungan antara unit-unit organisasi yang berbeda tugas kegiatannya, (3) Tata hubungan antara orang-orang dengan sifat dan keharusan yang diminta oleh pekerjaannya. Dalam tata hubungan ini juga menekankan untuk mendiagnosa seberapa jauh saling ketergantungan (interdepedency), kualitas tata hubungannya, dan arus konflik dalam organisasi tersebut.

4.      Penghargaan
Pijaran diagnosa untuk kotak Penghargaan (rewards), untuk memberikan perhatian kepada persamaan dan perbedaan antara apa yang sebenarnya dirasakan oleh karyawannya. Dalam hal ini, apakah sistem penghargaan tentang kompensasi, gaji, sistem insentif, dan bentuk penghargaan lainnya yang telah diberikan oleh organisasi dirasakan oleh karyawannya sebagai penghargaan atau hukuman.

             5.    Kepemimpinan
Untuk kotak kepemimpinan di letakkan di tengah-tengah layar oleh Weisbord. Karena tugas utama seorang pimpinan itu melihat pijaran di antara kotak-kotak lainnya di dalam model tersebut. Selain itu seorang pimpinan itu harus mampu menjaga keseimbangan di antara kotak-kotak tersebut. Proses diagnosanya diarahkan kepada seberapa jauh seorang pemimpin itu (1) merumuskan tujuan organisasinya, (2) mengejawantahkan tujuan tersebut, dalam program-programnya, (3) mempertahankan integritas organisasinya, (4) memelihara peraturan dan apresiasinya terhadap konflik yang timbul.

6.    Mekanisme Tata Kerja (Metode Kerja)
Kotak terakhir yakni kotak Mekanisme Tata Kerja. Weisbord mengartikan mekanisme tata kerja ini sebagai suatu hal yang dapat memperekat dan mengikat organisasi untuk berbuat lebih dari sekedar koleksi individu-individu yang berbeda kebutuhannya satu sama lain.

Dengan demikian Mekanisme Tata kerja ini merupakan suatu proses yang harus ada bagi setiap organisasi untuk terus hidup. Proses perencanaan, pengendalian, penganggaran merupakan mekanisme tata kerja yang sangat membantu para karyawan organisasi untuk memperoleh dan melaksanakan tugas pekerjaan secara respektif yang sesuai dengan tujuan organisasi.

Kesimpulan : Implementasi Diagnosis Komunikasi Organisasi adalah mengevaluasi/penerapan suatu tindakan atau pelaksanaan dari sebuah rencana yang sudah disusun oleh organisasi yang bersangkutan secara matang dan terperinci untuk suatu perubahan organisasi

IMPLEMENTASI KOMUNIKASI ORGANISASI


IMPLEMENTASI KOMUNIKASI ORGANISASI
“Konsep implementasi berasal dari bahasa inggris yaitu To Implement. Dalam kamus besar webster, to implement (mengimplementasikan) berati to provide the means for carrying out (menyediakan sarana untuk melaksanakan sesuatu) dan to give practical effect to (untuk menimbulkan dampak/akibat terhadap sesuatu)” (Webster dalam Wahab, 2004:64).
Implementasi sebagai suatu proses tindakan Administrasi dan Politik. Pandangan ini sejalan dengan pendapat Peter S. Cleaves dalam bukunya Solichin Abdul Wahab (2008;187), yang secara tegas menyebutkan bahwa:
Implementasi itu mencakup “a process of moving toward a policy objective by means of administrative and political steps” (Cleaves, 1980). Secara garis besar, beliau mengatakan bahwa fungsi implementasi itu ialah untuk membentuk suatu hubungan yang memungkinkan tujuan-tujuan ataupun sasaran-sasaran kebijakan public diwujudkan sebagai outcome atau hasil akhir kegiatan yang dilakukan oleh pemerintah.
Sebab itu fungsi implementasi mencakup pula penciptaan apa yang Dalam ilmu kebijakan public disebut “policy delivery system” (system penyampaian/penerusan kebijakan publik) yang biasanya terdiri dari cara-cara atau saran-sarana tertentu yang dirancang atau didesain secara khusus serta diarahkan menuju tercapainya tujuan-tujuan dan sasaran-sasaran yang dikehendaki.
Mazmanian & Paul Sabatier dalam bukunya implementation and public policy (1983:61) mendefinisikan implementasi sebagai berikut:
“pelaksanaan keputusan kebijaksanaan dasar, biasanya dalam bentuk undanh-undang, namun dapat pula berbentuk perintah-perintah atau keputusan-keputusan eksekutif yang penting atau keputusan badan peradilan. Lazimnya, keputusan tersebut mengidentifikasikan masalah yang ingin diatasi, menyebutkan secara tegas tujuan atau sasaran yang ingin dicapai, dan berbagai cara untuk menstrukturkan atau mengatur proses implementasinya”.
Menurut Mazmanian dan Sabatier merupakan pelaksanaan kebijakan dasar berbentuk undang-undang juga berbentuk perintah atau keputusan-keputusan yang penting atau seperti keputusan badan peradilan. Proses implementasi ini berlangsung setelah melalui sejumlah tahapan tertentu seperti tahapan pengesahan undang-undang, kemudian output kebijakan dalam bentuk pelaksanaan keputusan dan seterusnya sampai perbaikan kebijakan yang bersangkutan.
Sedangkan Van Meter dan Van Horn (1975), dalam bukunya Leo Agustino (2006;139), mendefinisikan implementasi sebagai:
“tindakan-tindakan yang dilakukan baik oleh individu-individu atau pejabat-pejabat atau kelompok-kelompok pemerintah atau swasta  yang diarahkan pada tercapainya tujuan-tujuan yang telah digariskan dalam keputusan kebiujaksanaan”.
Pandangan Van Meter dan Van Horn bahwa implementasi merupakan tindakan oleh individu, pejabat, kelompok badan pemerintah atau swasta yang diarahkan pada tercapainya tujuan-tujuan yang telah digariskan dalam suatu keputusan tertentu. Badan-badan tersebut melaksanakan pekerjaan-pekerjaan pemerintah yang membawa dampak pada warga negaranya.
Namun dalam praktinya badan-badan pemerintah sering menghadapi pekerjaan-pekerjaan di bawah mandate dari Undang-Undang, sehingga membuat mereka menjadi tidak jelas untuk memutuskan apa yang seharusnya dilakukan dan apa yang seharusnya tidak dilakukan.
Dari beberapa definisi diatas dapat diketahui bahwa implementasi kebijakan menyangkut tiga hal, yaitu:
  1. Adanya tujuan atau sasaran kebijakan
  2. Adanya aktivitas/kegiatan pencapaian tujuan
  3. Adanya hasil kegiatan
Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa implementasi merupakan suatu proses yang dinamis, dimana pelaksana kebijakan melakukan suatu aktivitas atau kegiatan, sehingga pada akhirnya akan mendapatkan suatu hasil yang sesuai dengan tujuan atau sasaran kebijakan itu sendiri.
IMPLEMENTASI MENURUT PARA AHLI :
1.      Majone dan Wildavsky (dalam Nurdin dan Usman, 2002), mengemukakan “implementasi sebagai evaluasi”.
2.      Browne dan Wildavsky (dalam Nurdin dan Usman, 2004:70) mengemukakan bahwa ”implementasi adalah perluasan aktivitas yang saling menyesuaikan”.
3.      Mclaughin (dalam Nurdin dan Usman, 2004) mengemukakan bahwa pengertian “implementasi sebagai aktivitas yang saling menyesuaikan”.
4.      Menurut Schubert (dalam Nurdin dan Usman, 2002:70) mengemukakan bahwa ”implementasi adalah sistem rekayasa”.
Pengertian di atas memperlihatkan bahwa kata implementasi bermuara pada aktivitas, adanya aksi, tindakan, atau mekanisme suatu sistem. Ungkapan mekanisme mengandung arti bahwa implementasi bukan sekadar aktivitas, tetapi suatu kegiatan yang terencana dan dilakukan secara sungguh-sungguh berdasarkan acuan norma tertentu untuk mencapai tujuan kegiatan.
Implementasi dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia diartikan sebagai pelaksanaan atau penerapan. Artinya yang dilaksanakan dan diterapkan adalah kurikulum yang telah dirancang/didesain untuk kemudian dijalankan sepenuhnya.

Contoh Implementasi : Jika diibaratkan dengan sebuah rancangan bangunan yang dibuat oleh seorang Insinyur bangunan tentang rancangan sebuah rumah pada kertas kalkirnya maka impelemntasi yang dilakukan oleh para tukang adalah rancangan yang telah dibuat tadi dan sangat tidak mungkin atau mustahil akan melenceng atau tidak sesuai dengan rancangan, apabila yang dilakukan oleh para tukang tidak sama dengan hasil rancangan akan terjadi masalah besar dengan bangunan yang telah di buat karena rancangan adalah sebuah proses yang panjang, rumit, sulit dan telah sempurna dari sisi perancang dan rancangan itu.

Secara umum Implementasi didefinisikan sebagai suatu tindakan atau pelaksanaan dari sebuah rencana yang sudah disusun secara matang dan terperinci. Implementasi biasanya dilakukan setelah perencanaaan sudah dianggap fix.
FAKTOR KEBERHASILAN :
Faktor yang memengaruhi keberhasilan Implementasi menurut Van Meter dan Van Horn, yaitu :
  1. Ukuran dan tujuan
  2. Sumber-Sumber
  3. Ciri-ciri atau sifat Badan/Instansi pelaksana
  4. Komunikasi antar organisasi terkait dengan kegiatan-kegiatan pelaksanaan
  5. Sikap para pelaksana
  6. Lingkungan Ekonomi, Sosial dan Politik
(Meter dan Horn dalam Wahab, 2004:79), Keberhasilan suatu implementasi menurut kutipan Wahab dapat dipengaruhi berdasarkan faktor-faktor di atas, yaitu :
Pertama, yaitu ukuran dan tujuan diperlukan untuk mengarahkan dalam melaksanakan kebijakan, hal tersebut dilakukan agar sesuai dengan program yang sudah direncanakan.
Kedua, pemanfaatan sumber daya manusia, biaya, dan waktu (Meter dan Horn dalam Agustino, 2006:142). Sumber-sumber tersebut sangat diperlukan untuk keberhasilan suatu kebijakan yang dibuat oleh pemerintah/ instansi.
* Sumber daya manusia sangat penting karena sebagai sumber penggerak dan pelaksana, modal diperlukan untuk kelancaran pembiayaan agar tidak menghambat proses.
* Waktu merupakan bagian yang penting dalam pelaksanaan, karena waktu sebagai pendukung keberhasilan.
* Sumber daya waktu merupakan penentu pemerintah dalam merencanakan dan melaksanakan suatu kegiatan.
Ketiga, keberhasilan bisa dilihat dari sifat atau ciri-ciri badan/instansi pelaksana. Hal ini sangat penting karena kinerja implementasi organisasi akan sangat banyak dipengaruhi oleh ciri-ciri yang tepat serta cocok dengan para badan atau instansi pelaksananya.
Kualitas dari suatu kebijakan dipengaruhi oleh kualitas atau ciri-ciri dari para aktor, kualitas tersebut adalah tingkat pendidikan, kompetensi dalam bidangnya, pengalaman kerja, dan integritas moralnya (Subarsono, 2006:7).
Keempat, komunikasi memegang peranan penting bagi berlangsungnya koordinasi implementasi.
Kelima, menurut Van Meter dan Van Horn yang dikutip oleh Widodo, bahwa karakteristik para pelaksana adalah mencakup struktur birokrasi, norma-norma, dan pola-pola hubungan yang terjadi dalam birokrasi (Meter dan Horn dalam Subarsono, 2006:101). Sikap para pelaksana dalam menjalankan tugas dan tanggung jawab sebagai pelaksana kegiatan harus dilandasi dengan sikap disiplin.
Hal tersebut dilakukan karena dapat memengaruhi keberhasilan implementasi setiap badan/instansi pelaksana kebijakan harus merasa memiliki terhadap tugasnya masing-masing berdasarkan rencana yang telah ditetapkan sebelumnya.
Keenam, dalam menilai kinerja keberhasilan implementasi adalah sejauh mana lingkungan eksternal ikut mendukung keberhasilan telah ditetapkan, lingkungan eksternal tersebut adalah ekonomi, sosial, dan politik (Meter dan Horn dalam Agustino, 2006:144). Lingkungan ekonomi, sosial dan politik juga merupakan faktor yang menentukan keberhasilan suatu implementasi.

Implementasi yang tidak baik dapat disebabkan oleh :
·         Kurangnya pemahaman akan tanggung jawabdan akuntabilitas para manajer.
·         Sistem penggajian yang tidak memotivasi baik individu, kelompok dan lainnya kearah pencapaian tujuan organisasi.
·         Tidak adanya sistem pengabdian dan penganggaran yang sesuai.
·         Mekanisme yang tidak memadai untuk mengkoordinasi dan mengintegrasikan antar kegiatan organisasi.

Implementasi yang baik dapat disebabkan oleh :
·         Memahami tanggung jawab sebagai manajer
·         Memotivasi anak buah/bawahan dalam mencapai tujuan organisasi
·         Mengkoordinasi dan mengintegritaskan antar kegiatan organisasi